管理多個項目的提示和技巧

一次管理多個項目很快就會讓人感到不知所措。截止日期重疊、任務堆積，而且很容易忘記優先事項。如果你曾經想知道如何在不倦怠的情況下管理多個項目，你並不孤單。

好消息是，承擔不同的責任並不一定意味著持續的壓力。和工具和策略的正確組合，您可以讓一切井井有條，減少干擾，並充滿信心地推進每個項目。在本指南中，我們將向您展示如何實現這一目標。

快速指南：如何管理多個項目

提示	為什麼這很重要	有用的應用程序
將您的工具集中在一個儀表板中	避免浪費時間在選項卡之間切換，並將所有應用程序保留在一個乾淨的空間中	蘭博克斯
單獨的項目並設計您的完美佈局	讓每個項目井井有條，並根據您喜歡的工作方式調整佈局	蘭博克斯
自定義您的通知	防止通知過載並隨時決定哪些內容值得您關注	蘭博克斯
使用多個帳戶的配置文件	在同一個應用程序中管理不同帳戶，無需始終登錄和退出	蘭博克斯
確定任務的優先級並組織任務	確定緊急事項和重要事項，以便您始終首先處理正確的任務	Trello、體式、概念
設定明確的目標和期限	將項目分解為里程碑並跟踪最後期限以保持穩定的進展	Google 日曆、ClickUp、Airtable
避免多任務處理陷阱	最大限度地減少上下文切換，保護您的注意力，並在更短的時間內完成更多工作	Pomofocus、Clockify

打造您完美的虛擬工作空間

當您同時處理多個項目時，您使用的工具可能會影響或破壞您的工作流程。在無休止的選項卡之間切換、登錄和註銷帳戶或錯過關鍵通知可能會很快耗盡您的時間。

我們在這裡並不是要列出您應該使用哪些應用程序（例如 Notion、Monday 或 Trello），而是要談談您應該使用的應用程序虛擬工作空間：您最喜歡的所有工具都聚集在一起的地方這樣您就可以在沒有混亂的情況下完成工作。這個工具存在嗎？絕對地。認識拉姆博克斯。

將所有應用程序集中到一處

跟踪多個項目通常意味著同時打開數十個應用程序——電子郵件、聊天、項目管理板，甚至可能混合有個人帳戶。來回切換不僅會減慢你的速度，而且很容易錯過重要的事情。

使用 Rambox，您可以將所有這些工具整合到一個工作區中。所有內容都集中在一個乾淨的儀表板上，而不是浪費精力在選項卡之間跳轉。您的 Gmail、Slack、Trello、WhatsApp 或您日常使用的任何其他應用程序都可以添加到同一位置。

結果呢？更少的干擾，更多的專注，所有項目都能順利推進，而不會出現分散的工作流程帶來的混亂。

創建專用工作區並對其進行自定義

Rambox 不僅可以讓您將所有應用程序保存在一處。它還使您可以自由地以真正適合您喜歡的工作方式的方式組織它們。

和工作空間，您可以創建一個每個項目都有專用空間，並用您用於該特定工作的應用程序填充它。例如，一個工作區可能包含用於客戶項目的 Slack、Gmail 和 Trello，而另一個工作區可能包含用於不同團隊的 Google Drive、Asana 和 WhatsApp。所有內容都按其所屬位置分組，因此您不會浪費時間在不相關的工具之間跳轉。

如果您想了解它有多麼簡單，請觀看此視頻，我們將引導您在 Rambox 中創建第一個工作區：

最重要的是，每個工作區都可以定制與 瓷磚。無論您喜歡一次專注於一個應用程序還是並排打開多個應用程序，佈局都由您決定。水平、垂直或適合您流程的混合 — 這一切都是為了創建最適合您的設置。

以您的方式控制通知

當您處理多個項目時，管理通知變得至關重要。由於同時發生如此多的任務和對話，持續的警報可能會將您的注意力吸引到各個方向，從而很難真正完成工作。

這就是為什麼 Rambox 讓您完全自定義您的通知。您可以選擇是否接收有聲或無聲的警報，甚至可以將來自特定應用程序或整個工作區的通知靜音。想像一下，您正在專注於項目 A — 您只需將項目 B 工作區中的通知靜音並保持專注即可。

此外，Rambox 使用未讀計數器突出顯示每個應用程序中的待處理消息。這樣可以更輕鬆地發現緊急情況並及時響應，而不會迷失在噪音中。

並且不用擔心錯過任何內容：您的所有通知，無論是否靜音，仍然會在通知中心。這樣，當您準備好時，您就有一個地方可以跟上進度。

想要了解 Rambox 讓您自定義通知的所有方式嗎？不要錯過這個視頻，看看它在實踐中是如何運作的。

使用個人資料輕鬆切換帳戶

當您管理多個項目時，您很可能在這些項目中使用相同的應用程序。也許您有兩個 Gmail 帳戶（每個客戶一個），或者有多個具有不同登錄名的 Trello 看板。您真的想在每次切換項目時浪費時間登錄和退出嗎？當然不是。這就是 Rambox 中的配置文件發揮作用的地方。

配置文件可讓您創建每個帳戶單獨的會話並將它們連接到應用程序你已經使用了。這意味著您可以同時打開不同的 Gmail 帳戶、Trello 登錄名或 Slack 工作區，而不會混淆它們。

因此，您只需單擊並直接進入正確的個人資料，而不必擔心密碼或因切換帳戶而浪費寶貴的時間。

想看看它的實際效果嗎？在本視頻中，我們向您展示如何在 Rambox 中設置配置文件並管理不同的帳戶：

了解更多：如何在 iMovie iOS（iPhone 和 iPad）中導出項目

處理多個項目的明智策略

既然您知道為什麼擁有像 Rambox 這樣的虛擬工作空間可以讓您在管理多個項目時變得更加輕鬆，那麼是時候更進一步了。

這裡有一些明智的策略幫助您保持井井有條，還有一些將為您提供支持的應用程序—所有這些您都可以添加到您的 Rambox 設置中。

確定任務的優先級並組織任務

當一切都變得緊迫時，很容易從一項任務跳到另一項任務而沒有真正的進展。這就是為什麼在管理多個項目時確定優先級至關重要。

開始於列出你的任務並確定真正緊急的事情與可以等待的事情相比。像艾森豪威爾矩陣這樣的簡單框架或者只是將任務標記為“高”、“中”和“低”優先級已經可以產生巨大的影響。

一旦確定了優先事項，就以易於遵循的方式組織它們。使用待辦事項列表、項目管理工具，甚至日曆——任何可以幫助你可視化你的工作量的東西。我們的目標是始終知道首先要關注什麼，這樣您就不會在一天中浪費時間來解決它。

👉🏼 如果您需要一些額外的支持，例如特雷洛，體式，星期一或者概念可以成為分解任務、設定優先級以及讓一切一目了然的好幫手。

設定明確的目標和期限

在沒有明確目標的情況下管理多個項目就像嘗試在沒有地圖的情況下導航一樣——您最終會很忙，但不一定會朝著正確的方向前進。這就是為什麼每個項目都需要明確的目標和現實的截止日期。

• 明確的目標讓你集中註意力：您不僅僅是“致力於該項目”，您還確切地知道您的目標結果是什麼。將大目標分解為較小的里程碑可以使它們不那麼令人生畏並且更容易跟踪。
• 截止日期讓你負起責任：它們可以幫助您避免最後一刻的匆忙，並確保每個項目穩步推進。即使是軟期限（您在實際截止日期之前設置的個人檢查點）也可以幫助您提前完成計劃。

👉🏼 為了讓一切步入正軌，像這樣的工具谷歌日曆（用於時間限制和提醒），點擊按鈕（用於設定目標並將其分解為子任務），或者空中桌（用於可視化時間表和日曆中的進展）可以產生巨大的影響。

避免多任務處理陷阱

當您管理多個項目時，很容易同時處理多項任務，但在任務之間不斷切換通常意味著半途而廢，而不是正確完成它們。結果呢？工作質量較低，壓力更大。

• 一次專注於一件事：使用時間限製或番茄工作法等技巧來充分關注每項任務。
• 將相似的任務分組在一起：回復電子郵件、更新項目板或安排會議可以在專門的時間段內完成，而不是分散在一天中。
• 保護您的深度工作時間：靜音通知、關閉額外選項卡，並讓您的團隊知道您何時處於專注模式。

👉🏼 為了更輕鬆，請嘗試類似的應用程序波莫焦點（適用於番茄工作法）或時鐘化（用於時間跟踪和阻止）。他們將幫助您堅持計劃並避免同時處理多項任務的陷阱。

總結：保持對項目的控制

管理多個項目總是讓人感覺是一個挑戰，但不一定感覺很混亂。和正確的設置和一些聰明的習慣，您可以明確自己的優先事項，減少干擾，並在各個方面取得穩步進展。

Rambox 等工具可幫助您讓數字工作空間井然有序，而確定優先級、設置截止日期和避免多任務處理等策略可確保您的時間和精力用在最重要的地方。結合兩者，您會發現更容易控制您的項目——無論您同時處理多少個項目。

最好的部分是什麼？我們提到的支持您的項目的所有應用程序都可以直接添加到您的 Rambox 設置中。只需按照以下步驟操作：

1. 單擊“添加應用程序或工作區主選項卡或工作區中的“按鈕。
2. 鍵入應用程序名稱（例如，左側搜索面板中的“Trello”、“Asana”或“Slack”）。
3. 配置應用程序設置根據您的喜好。您甚至可以為應用程序選擇一個配置文件（從工作區繼承、主要、私有、隱身或自定義）。
4. 點擊 ”+添加” 然後您就完成了 — 您的應用程序現在是 Rambox 工作區的一部分。

將所有內容整合到一處就是這麼簡單。

現在您已經了解 Rambox 如何簡化您管理多個項目的方式，是時候親自嘗試一下了。免費註冊、下載應用程序，從第一天起就開始無限制地組織您的工作！